Data Validation - Drop Down List

 

Data သြင္းတဲ့အခါမွာ List ထဲကေန ကုိယ္လုိတဲ့ အခ်က္အလက္ကုိ ေရြးယူလုိက္တာမ်ိဴ းေတြ႕ဘူးၾကမွာပါ။ ေအာက္က ဥပမာမ်ိဴ းေပါ့။

Drop Down List မလုပ္ခင္ List ထဲမွာ ကုိယ္ေပၚခ်င္တဲ့ Item ေတြကုိ Cell Range တစ္ခုမွာ ေရး၊ အဲဒီ Range ကုိ အမည္ေပးတာ အလြယ္ကူဆုံးနဲ႕ အေကာင္းဆုံး နည္းလမ္းပါပဲ။ 

အခုေအာက္က ဥပမာမွာ အလုပ္သမားေတြရဲ႕ အမည္စာရင္းကုိ ေရးျပီး အဲဒီေရးထားတဲ့ Cell Range ကုိ Employee အျဖစ္ အမည္ေပးလုိက္ပါတယ္။ အမည္ေပးဖုိ႕အတြက္ Cell Range ကုိ Select မွတ္၊ Right Click ေထာက္၊ Name a Range (သုိ႕မဟုတ္) Define Name ကုိ ကလစ္ပါ။ Box တစ္ခုေပၚလာပါမယ္။ Name မွာ Employee အျဖစ္ အမည္ေပးပါ။

အမည္ေပးျပီးတဲ့ေနာက္ ကုိယ္ List ေပၚခ်င္တဲ့ Cell Range ကုိ သြားပါ။

(အမည္ေပးခဲ့တဲ့ Cell Range ရယ္၊ List အသုံးျပဳခ်င္တဲ့ Cell Range ရယ္ဟာ Sheet တစ္ခုအတြင္းမွာ ျဖစ္နုိင္သလုိ မတူညီတဲ့ Sheet ႏွစ္ခုမွာလဲ ျဖစ္နုိင္ပါတယ္။) 

 

ဒီဥပမာမွာ Employee ရဲ႕ ေအာက္က Cell Range ကုိ Select မွတ္လုိက္ပါတယ္။ အဲဒီေနာက္ Data Tab ေအာက္က Data Validation ကုိ ေအာက္မွာျပ ထား တဲ့အတုိင္း အဆင့္ဆင့္သြားလုိက္ပါ။

Data Validation Box ေပၚလာပါမယ္။ Setting ရဲ႕ ေအာက္က Allow မွာ List ကုိေရြးပါ။ Source မွာ =Employee လုိ႕ရုိက္ထည့္ပါ။ ( ညီမွ်ျခင္း ေရွ႕က ခံေရးရတာ သတိျပဳပါ။) အဲဒီေနာက္ OK ေပးပါ။

အခု ကိုယ့္ရဲ႕ List ကုိ အသုံးျပဳဖုိ႕ အဆင္သင့္ျဖစ္ေ္နတာကုိ ေအာက္ပါအတုိင္း ေတြ႕ရမွာပါ။

တကယ္လုိ႕ ေနာက္ပုိင္းမွာ Item အတုိးအေလွ်ာ့ (အေပၚက ဥပမာမွာေတာ့ အလုပ္ သမား အတုိးအေလွ်ာ့) လုပ္ ခ်င္ရင္ ေတာ့ Item List ကုိ Dynamic Range အေနနဲ႕ အမည္ေပးပါ။ ဒါဆုိရင္ေတာ့ မူရင္း Item စာရင္းမွာ အတုိးအေလွ်ာ့လုပ္တိုင္း ကုိယ္အသုံးျပဳတဲ့ List မွာ Update လုပ္ေပးသြားမွာျဖစ္ ပါတယ္။

 

Dynamic Range နဲ႕ အမည္ေပးဖုိ႕ ကုိယ့္ရဲ႕ Cell Range ကုိ Table Format လုပ္ထားဖုိ႕လုိပါတယ္။ အေသးစိတ္ကုိေတာ့              ေလ့လာနုိင္ပါတယ္။