Defining Names in Excel

 

Excel မွာ Cell တစ္ခုကုိပဲျဖစ္ေစ၊ Cell Range ကုိျဖစ္ေစ၊ တန္ဖုိး တစ္ခုခုကုိ ျဖစ္ေစ၊ Formula တစ္ခုခုကုိျဖစ္ေစ အမည္ေပးလုိ႕ရပါတယ္။ အဲဒီလုိ အမည္ေပးျခင္းအားျဖင့္ ကုိယ့္ရဲ႕ အလုပ္ ေတြကုိပုိမုိလြယ္ကူေစတဲ့အျပင္ အခ်ိန္ကုန္လဲ သက္သာေစပါတယ္။

၁။ Cell Range အားအမည္ေပးျခင္း

 

အမည္ေပးလုိတဲ့ Cell Range ကုိ Select မွတ္ျပီး Right Click ေထာက္ပါ။ Define Name (သုိ႕မဟုတ္) Name a Range ကုိ ကလစ္ပါ။ Box တစ္ခုက်လာပါမယ္။ Name မွာ ကုိယ္ေပးလုိတဲ့ အမည္ေပးပါ။ (Scope မွာေတာ့ အခုေပးတဲ့အမည္ကုိ Workbook တစ္ခုလုံးအသုံးျပဳခ်င္လား၊ ဘယ္ Sheet အတြက္ပဲ အသုံးျပဳခ်င္ တာလဲ ေရြးခ်ယ္ေပးလုိ႕ရပါတယ္။)

အဲဒီေနာက္ေတာ့ ကုိယ့္ေပးထားတဲ့ အမည္ေတြကုိ ေအာက္ပါအတုိင္း ေတြ႕ရမွာပါ။ ဒီဥပမာမွာ Region အမွတ္ေတြကုိ Region ၊ ေရာင္းရေငြကုိ Sale အျဖစ္ ဥပမာ ေပးျပထားပါတယ္။ အဲဒီေနာက္ ကုိယ္ အမည္ေပးထားတဲ့ Cell Range ကုိ Select မွတ္လုိက္တာနဲ႕ အနီေရာင္ Box ေတြမွာ ျပထားတဲ့အတုိင္း ျမင္ေတြ႕ ရမွာပါ။

၂။ Worksheet Label မ်ားအသုံးျပဳ ျပီး လ်င္ျမန္လြယ္ကူစြာ အမည္ေပးျခင္း

 

အမည္ေပးခ်င္တဲ့ Cell Range ေတြ အမ်ားၾကီး ရွိေနရင္ သူတုိ႕ရဲ႕ Top Row, Bottom Row, Right Column, Left Column ေတြမွာ ရွိတဲ့ အမည္ေတြထဲက ကုိယ္လိုအပ္တာကုိ ေရြးခ်ယ္ျပီး အမည္အျဖစ္ သတ္မွတ္ေပးလုိ႕ရပါတယ္။

 

ပထမဆုံး ကုိယ့္ရဲ႕ Cell Range ေတြကုိ Select မွတ္ပါ။ အဲဒီေနာက္ Formula Tab ေအာက္က Create from Selection ကုိ ကလစ္လုိက္ပါ။ Box တစ္ခု က်လာပါမယ္။ ဒီဥပမာမွာေတာ့ Top Row ကုိ ေရြးခ်ယ္လုိက္ပါတယ္။

အခုဆုိရင္ Region8 ကေန Region12 အထိ Select မွတ္လုိက္တာနဲ႕ Name မွာ Mandalay လုိ႕ ေပၚေနတာျမင္ေတြ႕ရမွာပါ။ အျခား Column ေတြလဲ သူတုိ႕ရဲ႕ အေပၚဆုံး Row က နာမည္ေတြ ျဖစ္တဲ့ Region, Yangon, Monywa အစရွိသျဖင့္ အမည္ေပးျပီးသား ျဖစ္သြားပါျပီ။

 

၃။ ေပးထားေသာ အမည္မ်ားအား Edit / Delete လုပ္ျခင္း

 

ေပးထားတဲ့အမည္ေတြကုိ ဖ်က္ဖုိ႕ ၊ Edit လုပ္ဖုိ႕ လုိအပ္ခဲ့ရင္ Formula Tab ေအာက္က Name Manager ကုိ ကလစ္လုိက္ပါ။ အဲဒီမွာ ကုိယ္ Edit / Delete လုပ္ခ်င္တဲ့ Name ကုိ ကလစ္ျပီး လုိအပ္သလုိ ျပဳလုပ္နုိင္ပါတယ္။

 

၄။ Dynmaic Range အျဖစ္ အမည္ေပးျခင္း

 

အမည္ေပးတဲ့ ေနရာမွာ ေနာက္ထပ္ ေဒတာေတြ တုိးတာ၊ ေလွ်ာ့တာ ျပဳလုပ္ခဲ့ရင္ မူလ အမည္ေပးထားတဲ့ Cell အမည္အတုိင္း ရွိေနေစဖုိ႕ အမည္ေပးတာကုိ ဆုိလုိပါတယ္။


အဲဒီလုိျပဳလုပ္ဖုိ႕အတြက္ ပထမဆုံး ကုိယ့္ရဲ႕ Cell range ကုိ Table Format အျဖစ္ ေျပာင္းလဲ လုိက္ပါ။ Table Format အျဖစ္ေျပာင္းလဲဖုိ႕ ကုိယ့္ရဲ႕ Range ကုိ Select မွတ္၊ Home tab ရဲ႕ ေအာက္က Format as Table ကုိ ကလစ္ျပီး ကုိယ္နွစ္သက္တဲ့ ဒီဇုိင္းကုိေရြးခ်ယ္ပါ၊ Box တစ္ခုက်လာပါမယ္။ My table has header row ကုိ အမွန္ျခစ္ေပးပါ။

Table Format ျဖစ္သြားရင္ ကုိယ္အမည္ေပးလုိတဲ့ Cell Range ကို Select မွတ္၊ Formula Tab ေအာက္က Name Manager ကိုကလစ္ပါ၊ အဲဒီေနာက္ New ကုိ ဆက္ ကလစ္ပါ။ Box အသစ္တစ္ခု က်လာပါမယ္ ၊ ေအာက္က ဥပမာမွာ Yangon လုိ႕ေပးလုိက္ပါတယ္။

အျခား Column ေတြကုိလဲ ဒီအနည္းအတုိင္း အမည္ ထပ္ေပးလိုက္ပါတယ္။ အခု Yangon ေအာက္မွာ ေအာက္ပါအတုိင္း  ျမိဳ႕နယ္အမည္ေတြ ထပ္တုိးလုိက္ ပါတယ္။

အဲဒီေနာက္ ေအာက္မွာ အနီေရာင္ ၀ုိင္းထားတဲ့ ျမွားေလးကုိ ကလစ္လုိက္ျပီး က်လာတဲ့ List က Yangon ကုိ ေရြးလုိက္ပါ။ အဲဒီေနာက္ေတာ့ Region1 ကေန Kamayut ထိ select လုပ္ေပးထားတာကုိေတြ႕ရမွာပါ။

၅။ Table မ်ားကုိ အမည္ေပးျခင္း

 

Table ေတြကုိ အမည္ေပးဖုိ႕ကေတာ့ လြယ္ပါတယ္။ ကုိယ့္ရဲ႕ Table ဇယားအေပၚ ၾကိဳက္တဲ့ Cell မွာ Cursor ခ်ျပီး Design Tab ကုိသြားပါ။ အဲဒီေနာက္ ေအာက္မွာ  ေလးေထာင့္ကြက္နဲ႕ ျပထားတဲ့ေနရာမွာ Table Name ကုိ နွစ္သက္သလုိ ေျပာင္းလဲ ေပးရုံပါပဲ။

၆။ ေပးထားေသာအမည္မ်ားကုိ Formula ထဲတြင္ ထည့္သြင္း အသုံးျပဳ ျခင္း

 

ေပးထားတဲ့အမည္ေတြကုိ Formula ထဲမွာ ထည့္သြင္း အသုံးျပဳတာက ပုိမုိျမန္ဆန္ျပီး လြယ္ကူေစပါတယ္၊ ေအာက္က ဥပမာမွာေတာ့ ျမင္သာေအာင္ အလြယ္ကူဆုံး ဥပမာကုိ ျပထားပါတယ္။ အေပၚက ပထမဆံုးဥပမာမွာ Region နဲ႕ Sale ဆုိျပီး အမည္ေပးခဲ့ပါတယ္။ အဲဒီထဲက Sale ရဲ႕ ရလာဒ္ေတြကုိ ေပါင္းခ်င္တဲ့အခါ သူရဲ႕ Cell Range ကုိ ေရးလုိ႕ရသလုိ ကုိယ္ေပးထားတဲ့ အမည္ကုိ အစားထုိး အသုံးျပဳလုိ႕ရပါတယ္။

 

B2:B14 ဆုိတဲ့ Cell Range ကုိ Sale လုိ႕ အေပၚမွာ အမည္ေပးခဲ့ပါတယ္။ အဲဒါေၾကာင့္ Formula ေရးတဲ့အခါမွာ B2:B14 အစား Sale ကို အစားထုိး အသုံးျပဳလဲ တူညီတဲ့ အေျဖကုိ ရတာ ေတြ႕ရမွာပါ။

၇။ Formula မ်ားအား အမည္ေပးျခင္း

 

Cell Range ၊ Table တုိ႕ကုိသာမက Formula ေတြကုိလဲ အမည္ေပးလုိ႕ရပါတယ္။ ထုံးစံအတုိင္း Formula Tab ေအာက္က Name Manager ကုိ ကလစ္ပါ၊ အဲဒီေနာက္ New ကုိ ကလစ္ပါ။ အဲဒီေနာက္ New Name Box ေပၚလာပါမယ္။ အေပၚက ေရးထားတဲ့ =SUM(Sale) ကုိ Test အျဖစ္ ေအာက္က ဥပမာမွာ အမည္ေပးလုိ္က္ပါတယ္။ ( Refer to ဆုိတဲ့ အကြက္ မွာ =SUM(Sale) လုိ႕ ေရးထားတာ သတိျပဳပါ။)

အဲဒီေနာက္ =TEST လုိ႕ေရးလုိ္က္တာနဲ႕ Sale ရဲ႕ ရလာဒ္ကုိ ေဖာ္ျပေပးသြားတာကုိ ေအာက္ပါအတုိင္း ေတြ႕ရမွာပါ။ (အမည္ေပးတုန္းက Test လုိ႕ေပးခဲ့တယ္။ ေအာက္က ဥပမာမွာ TEST လုိ႕ေရးထားတယ္ ဆုိတာ အမည္ေတြမွာ စာလုံး အၾကီး အေသး ၾကိဳက္သလုိေရးလုိ႕ရတယ္၊ Case Sensitive မျဖစ္ဘူးဆိုတာ ျပခ်င္လုိ႕ပါ။)

၈။ အမည္ေပးရာတြင္ သတိျပဳစရာမ်ား

 

  • ေပးတဲ့ အမည္ရဲ႕ ပထမဆုံး စကားလုံးဟာ Letter (a, b,c,d, etc.) , Underscore ( _ ), backslash ( \ ) ျဖစ္ရပါမယ္။ ( ကိန္းဂဏန္း (Number) နဲ႕ အမည္စေပးလုိ႕ မရပါ။)

  • ဒုတိယ စကားလုံးကေနစျပီး က်န္တဲ့စကားလုံးေတြမွာေတာ့ Letter, Number, Underscore  ျဖစ္နုိင္ပါတယ္။ ဒါေပမယ့္ !, # , $ , %, ^ , & , * , < စတဲ့ Character ေတြ သုံးလုိ႕မရပါဘူး။

  • ေပးတဲ့ အမည္ထဲမွာ Space ပါ လုိ႕ မရပါဘူး၊ Space အစား Underscore ( _ ) ကုိ သုံးပါ။

  • အမည္ေတြဟာ Case Sensitive မျဖစ္ပါဘူး၊ အထက္မွာ ရွင္းျပခဲ့သလုိပါပဲ။ Test လုိ႕ အမည္ေပးျပီး TEST လုိ႕ အသုံးျပဳလဲ ရပါတယ္။

  • ေပးတဲ့အမည္ဟာ Cell Reference လုိ မ်ိဴ  း ၊ ဥပမာ A$35 , R2D2 စသျဖင့္ ျဖစ္ လုိ႕ မရပါဘူး။

 
 
 
 
 
 
 
 

အထက္က စည္းမ်ဥ္း စည္းကမ္းေတြ၊ Rule ေတြက အာရုံေနာက္စရာ ေကာင္းပါတယ္။ အရုိးရွင္းဆုံးနည္းလမ္းကေတာ့ အမည္ေပးရာမွာ Letter ေတြ အသုံးျပဳပါ။ Space ျခားခ်င္ရင္ Underscore အသုံးျပဳပါ။ ေပးလုိ႕ မရဘူး တစ္ခုခု ျငိေနတယ္ဆုိမွ အေပၚက စည္းမ်ဥ္းေတြနဲ႕ ျပန္စစ္ၾကည့္ပါ။