To Save Your Time & Energy
၃။ Transpose
Transpose ဆုိတာ က် ေနာ္တုိ႕ရဲ႕ ေဒတာ ေတြက Column လုိက္ ထည့္ထားရာကေန အလြယ္ကတူ Role အျဖစ္ ေျပာင္း၊ Role က ေန Column အျဖစ္ အလြယ္တကူ ေျပာငး္တဲ့ေနရာ မွာ သုံးတဲ့ Function တစ္ခုပါ။ ပုံ (၁) ကုိ ၾကည့္ပါ။
အဲဒီလို အလြယ္တကူ လုပ္ဖုိ႕ က် ေနာ္တုိ႕ရဲ႕ ေဒတာ ေတြကို အရင္ Select လုပ္ လုိက္ ပါ။ ျပီးရင္ Right Click ေထာက္လုိက္ပါ၊ ပုံ (၂) ထဲက အတုိင္း Paste Special ကုိ ေရြးခ်ယ္ပါ။ Paste Special box တစ္ခု ေပၚ လာ ပါမယ္။ အဲဒီ Box ထဲမွာ ပုံ (၃) ထဲက လုိ Transpose ကုိ ေရြးခ်ယ္လုိက္ရင္ ျဖင့္ က် ေနာ္တုိ႕ရဲ႕ ေဒတာ ေလးက ပုံ (၁) ထဲက အတုိင္း Column က ေန Role အျဖစ္ ေျပာင္းသြားပါလိမ့္မယ္။
၁။ To Sum Quickly
Column တစ္ခု Role တစ္ခု မွာ ရွိတဲ့ ကိန္းဂဏန္း ေတြကုိ အျမန္ဆုံးနဲ႕ အလြယ္ကူဆုံး ေပါင္းခ်င္ရင္ေတာ့ Alt ကီးနဲ႕ = ေလးကုိ တြဲ နွိပ္ လုိက္ရုံပါပဲ။ ပုံ (၁) မွာ ၀ုိင္းထားတဲ့ အကြက္ ေနရာကုိ Alt နဲ႕ = တြဲနွိပ္လုိက္တာနဲ႕ ပုံ (၂) လုိ ျမင္ရမယ္၊ Enter ေခါက္ လုိက္ရင္ေတာ့ ပုံ (၃) မွာ ျမင္ရတဲ့အတုိင္း ေပါင္းျခင္းရလဒ္ကုိ ရရွိမွာ ျဖစ္ပါတယ္။
၂။ One click to select All
Sheet တစ္ခု လုံးကုိ select မွတ္ ခ်င္ရင္ အလြယ္ကူဆုံးနည္းလမ္းကေတာ့ ပုံထဲမွာ ၀ုိင္းထားတဲ့ ေနရာကုိ Click တစ္ခ်က္ နွိပ္ ရုံပါပဲ။
၄။ Status Bar in Excel
Status Bar ဆုိတာ Excel window ရဲ႕ ေအာက္ဆုံးမွာ ျမင္ရတဲ့ Bar ေလး ျဖစ္ပါတယ္။ အဲဒီ Bar ေလး မွာ အသုံးမ်ားတဲ့ Option ေတြ လိုအပ္သလုိ ထည့္လုိ႕ရပါတယ္၊
အခု ပုံေလးထဲမွာ က် ေနာ ္ၾကည့္လုိ တဲ့ data အခ်ိဴ ႕ကုိ Select ေရြးခ်ယ္ လုိက္တာနဲ႕ Status Bar မွာ Total Sum, Average, Count စသျဖင့္ ေပၚ ေနပါတယ္။ က် ေနာ္ စက္၀ုိင္းေလး ၀ုိင္း ထားတဲ့ box ေလးကုိ Right Click နွိပ္လုိက္ရင္ ညာဘက္က ပုံမွာ ေပၚတဲ့အတုိင္း Option ေတြ အမ်ားၾကီး ေတြ႕ရမွာပါ။ ကုိယ္ျမင္လုိတဲ့ Option ကုိ အမွန္ျခစ္ ေပးလုိက္ရုံပါပဲ။
၅။ Custom List in Excel
Excel မွာ 1, 2, လုိက္ ရုိက္ျပီးတာနဲ႕ 3,4,5,..... လုိအပ္သေလာက္ Auto fill လုပ္ ေပးတာ၊ Sunday, Monday ဆုိတာနဲ႕ ေန႕ေတြ အကုန္ လုံး Auto fill ျဖည့္ေပးတာ၊ လ အမည္ ေတြကုိ လဲ ဒီလုိ ျဖည့္ေပးတာ အားလုံးသိျပီးျဖစ္မွာပါ၊
အဲလုိပဲ ကုိယ္ၾကိဳက္တဲ့ List ကုိ Excel မွာ ထည့္ ထားလုိ႕ရပါတယ္။ ဥပမာ ကိုယ့္ Company က ၀န္ထမ္းစာရင္းဆုိပါေတာ့၊ေမာင္ ေမာင္ လုိ႕ တစ္ခ်က္ ရုိက္ လုိက္တာနဲ႕ က်န္တဲ့ လူစာရင္းကုိ Auto fill လုပ္ေပးလုိ႕ရတာမ်ိဴ းေပါ့။ ဓါတ္ပုံထဲမွာ Mg Mg လုိ႕ တစ္လုံးတည္းရုိက္ျပီး Autofill လုပ္ထားတာပါ။ အလ်ားလုိက္ ေဒါင္ လုိက္ လုိအပ္သလုိ Auto fill လုပ္ ေပးလုိ႕ရပါတယ္။
အဲဒီလုိလုပ္ဖုိ႕ အတြက္
1. Excel မွ Option ကုိ သြားပါ
2. Option box မွ Advance ကုိ ေရြးပါ။ Edit list ေတြ႕သည္ အထိ scroll ဆြဲခ်ပါ။ (Excel 2007 မွာေတာ့ Edit Custom List ကိုေတြ႕ဖုိ႕ Option box မွ Popular ကုိေရြးပါ။)
3. Edit List ကုိ နွိပ္ပါ
4. Box အသစ္ ေပၚ လာပါမည္။
ထုိအထဲမွ New List ကုိ ေရြးပါ။ ညာဘက္ အကြက္တြင္ မိမိ၏ List ကုိ ထည့္ပါ။ (အဲဒီအကြက္ထဲမွာ Copy , paste လုပ္လုိ့ရပါတယ္။ ဇာ္ဂ်ီျမန္မာေဖာင့္ နဲ႕ စမ္းၾကည့္ေတာ့လဲ အဆင္ ေျပတာ ေတြ႕ရပါတယ္)
အဲဒီ ေနာက္ Ok အဆင့္ဆင့္ ေပးျပီးရင္ ကုိယ္ရဲ႕ ကုိယ္ပုိင္ List ေလးကုိ အသုံးျပဳ လုိ႕ရပါျပီ။
၆။ Format Painter
Cell တစ္ခု မွာ ရွိတဲ့ Format ေတြ အတုိင္း အျခား Cell ေတြမွာ အတူတူျဖစ္ေစခ်င္တယ္ဆုိရင္ Format Painter က အခ်ိန္တိုအတြင္း လုပ္ေဆာင္ ေပးနုိင္ပါတယ္။
၁။ ကုိယ္ေကာ္ပီ ကူခ်င္းတဲ့ မူရင္း Cell အကြက္ကုိ Cursor ခ်ပါ။ ျပီးရင္ ေလးေထာင္ကြက္ထဲမွာ ရွိတဲ့ Format Painter ကုိ ကလစ္ပါ။
၂။ ပုံ 2 ကလုိ Cursor ေလး ေျပာင္းသြားပါမယ္။ ျပီးရင္ ကုိယ္ Format ခ် ခ်င္ တဲ့ အကြက္တုိင္းကုိ လုိက္ ကလစ္ပါ။ ပုံ ၃ ထဲက အတုိင္း ျဖစ္ပါတယ္။
(format painter ကုိ တစ္ခ်က္ပဲ ကလစ္ရင္ တစ္ခါပဲ copy ကူးလုိ႕ရပါတယ္၊ ျပီးတာနဲ႕ Cursor က မူလ အတုိင္း ျပန္ျဖစ္သြားပါမယ္။ နွစ္ခ်က္ ကလစ္ရင္ေတာ့ ကုိယ္လိုအပ္သေလာက္ format ေတြကုိ ပြါးလုိ႕ရပါတယ္၊ ျပီးသြားရင္ ေလးေထာင့္အကြက္ထဲက format painter ကုိ ျပန္ျပီး ကလစ္ေပးပါ။ ဒါဆုိ မူလအတိုင္း ျပန္ ျဖစ္ သြားပါျပီ)
၇။ Arrange to View Multiple Windows
တစ္ခါတစ္ရံမွာ က်ေနာ္ တုိ႕ Excel ဖုိင္ ေတြ အမ်ားၾကီးဖြင့္ဖုိ႕လုိအပ္တတ္ပါတယ္၊ ကုိယ္ဖြင့္ထားတဲ့ ဖုိင္ ေတြကုိ Computer Screen မွာ အကုန္ျမင္ ေနဖုိ႕လုိအပ္ခဲ့ရင္ Arrange window နဲ႕ အလြယ္တကူ လုပ္လုိ႕ရပါတယ္။
1. View tab ကုိ သြားပါ။
2. Arrange Window အား နွိပ္လုိက္ပါက Box တစ္ခု ေပၚ လာပါမယ္။
အဲဒီ Box မွာ Option ေလးခု ရွိပါတယ္၊ နွစ္သက္သလုိ အသုံးျပဳ နုိင္ပါတယ္။
က်ေနာ့္ပုံထဲမွာ Vertical ေပးထားတဲ့အတြက္ Excel window ေတြကုိ ေဘးခ်င္း ယွဥ္ျပီးျမင္ရတာပါ၊ ဓါတ္ပုံထဲမွာေတာ့ နွစ္ဖုိင္ကုိပဲ ယွဥ္ျပထားေပမယ့္ နွစ္ဖုိင္ထက္ ပုိျပီး ယွဥ္ၾကည့္လုိ႕ရပါတယ္။
3. Excel Window တစ္ခုတည္းပဲ ျပန္ ျမင္ခ်င္ရင္ေတာ့ Box ေလးထဲက ေအာက္ဆုံးမွာ Window of active workbook ကုိ ေရြးခ်ယ္လိုက္ရုံပါပဲ။
၈။ Speak out the data in Excel
Excel မွာ Data သြင္းတဲ့အခါ ျဖစ္ျဖစ္၊ သြင္းျပီးသား Data ေတြကုိ စစ္တာျဖစ္ျဖစ္ စာရြက္ ၾကည့္လုိက္ ၊ ကြန္ပ်ဴ တာ ၾကည့္လိုက္ နဲ႕ အလုပ္ သိပ္ မျဖစ္ပါဘူး။ အဲဒီအခက္အခဲကုိ Speak function ေလးက အလြယ္တကူ ေျဖရွင္းေပးမွာပါ။
ကုိယ္ရုိက္လုိက္တဲ့ Cell ကုိ Enter ေခါက္လုိက္တာနဲ႕ သူက အသံထြက္ေပးမယ္၊ ကုိယ္ Select မွတ္ ထားတာ ကုိ သူ႕ကုိ အသံထြက္ဖတ္ခုိင္း လုိ႕ရတယ္၊ ကုိယ္က စာရြက္ေလး ကုိပဲ ၾကည့္ေနရုံေပါ့။
Speak Function ေလးကုိ ေဖာ္ ဖုိ႕ Excel ရဲ႕ Option ကုိ သြားပါ။
၁။ Box 1 မွာ ျပထားတဲ့အတုိင္း Quick Access Toolbar ကုိ ေရြးပါ။
၂။ Box 2 မွာ ျပထားတဲ့အတုိင္း All command ကုိ ေရြးပါ။ (Default အေနနဲ႕ Popular Command) ျဖစ္ေနတတ္ပါတယ္။
၃။ Box 3 မွာ ျပထားတဲ့အတုိင္း Speak function ေတြ ေတြ႕သည္အထိ Scroll down ဆြဲပါ။ ျပီးရင္ ျမွားျပထားတဲ့အတုိင္း Add လုပ္ပါ။
၄။ Box 4 အတုိင္း ျဖစ္တာနဲ႕ OK ေပးပါ။
၅။ Box 5 က အတုိင္း ျမင္ရျပီ ျဖစ္တဲ့အတြက္ သုံးဖုိ႕ အဆင္သင့္ပါပဲ။
"How to use"
i . ကုိယ္ Select မွတ္ထားတဲ့ Cell ေတြကုိ အသံထြက္ ဖတ္ေပးသြားမွာပါ။
ii. အသံထြက္ဖတ္တာကို ရပ္တာပါ။
iii. Selection မွတ္ထားတဲ့ Cell ေတြကုိ ေဒါင္လုိက္ တစ္ခုျပီးတစ္ခု ဖတ္ ေပးသြားမွာပါ။
iv. Selection မွတ္ထားတဲ့ Cell ေတြကုိ အလ်ားလုိက္ တစ္ခုျပီးတစ္ခု ဖတ္ ေပးသြားမွာပါ။
v. ဒါေလးကေတာ့ ေဒတာ သြင္းတဲ့အခါ အသုံး၀င္ပါတယ္၊ Enter တစ္ခ်က္ ေခါက္လုိက္တာနဲ႕ ကုိယ့္ထည့္တဲ့ ေဒတာကုိ အသံထြက္ေပးသြားမွာပါ။ အသုံးျပဳ ခ်င္ရင္ သူ႕ကုိ တစ္ခ်က္နွိပ္ပါ။ ရပ္ခ်င္ရင္လဲ သူ႕ကုိ တစ္ခ်က္ ျပန္ နွိပ္ပါ။
၉။ Freeze Panes
Data ေတြ အမ်ားၾကီးနဲ႕ အလုပ္လုပ္ရတဲ့အခါ Scroll ဆြဲလုိက္ရင္ ကုိယ့္ရဲ႕ Header Row ဒါ မွမဟုတ္ First Column က Scroll နဲ႕ အတူ လုိက္မသြားပဲ ကုိယ့္ရဲ႕ View မွာ ျမင္ေနရရင္ အလုပ္ ပုိတိက် ျပီး ထိေရာက္တာေပါ့။
ပုံေလးကုိ ၾကည့္လုိက္ ရင္ ရွင္းသြားမွာပါ။
၁။ ပထမဆုံး က်ေနာ္ 95.625 ဆုိတဲ့ ကိန္းဂဏန္းရွိတဲ့ Cell ကုိ Cursor ခ် လုိက္ပါတယ္။
၂။ View ကုိ နွိပ္လုိက္ပါတယ္
၃။ ျမွား ျပထားတဲ့ Freeze panes ဆုိတာေလး တစ္ခ်က္ ကလစ္လုိက္တဲံအခါ menu ေလး က်လာပါတယ္၊ အဲဒီ ထဲက က် ေနာ ္အေပၚ ဆုံး Freeze panes ဆုိတာေလး ေရြးလုိက္ပါတယ္။
အခု က်ေနာ္ Scroll ကုိ ေဒါင္လုိက္ ပဲ ဆြဲဆြဲ၊ အလ်ားလုိက္ ပဲ ဆြဲ ဆြဲ အစိမ္းေရာင္ အကြက္ေလးက အျမဲ ျမင္ေနရေတာ့မွာပါ။ (အလုပ္လုပ္တဲ့အခါ ကာလာ ထည့္စရာမလုိပါဘူး၊ ရွင္းျပလုိ႕ လြယ္ ေအာင္ ကာလာ ထည့္ေပးထားတာပါ)
95.625 ကိန္း ဂဏန္းရွိတဲ့ အကြက္ကို Cursor ခ်ခဲ့တဲ့အတြက္ သူရဲ႕ အေပၚဘက္က Row ရယ္၊ ဘယ္ဘက္က Column ရယ္ ကို Freeze လုပ္ေပးသြားတာ ျဖစ္ပါတယ္။
ဒါ ေၾကာင့္ Freeze panes မလုပ္ခင္ က်ေနာ္ တုိ႕ Cursor ခ်ခဲ့တဲ့ ေနရာက အေရးၾကီးတာပါ။
Freeze panes ရဲ႕ Menu မွာ ထပ္ပါတဲ့
Freeze top row က ေတာ့ အေပၚ ဆုံး Row ကုိ Freeze လုပ္ေပးသြားမယ္၊ Freeze first column က လဲ ပထမဆုံး Column ကုိ Select လုပ္ေပးသြားမယ္ေပါ့။
တကယ္လုိ႕ Freeze panes မလုိေတာ့ဘူးဆုိရင္လဲ Box 4 မွာ ျပထားတဲ့အတုိင္း Unfreeze လုပ္လုိက္ရုံပါပဲ။
၁၀ ။ Auto Correct
တစ္ခါတစ္ရံမွာ လူ နာမည္၊ Company နာမည္၊ Scientist name စသျဖင့္ ရွည္လ်ားေထြျပား စကားလုံးေတြကုိ ထပ္ခါတလဲလဲ ရုိက္ေနရတတ္ ပါတယ္။ အဲဒီလုိ မရွည္လ်ား ေအာင္ Auto Correct Function ေလးက ကူညီေပးနုိင္ပါတယ္။
ဥပမာ- Excel မွာ yuo လုိက္ရုိက္လုိက္ရင္ You လုိ႕ ျပင္ေပးသလုိေပါ့။ က်ေနာ္ ပုံထဲမွာ ျမန္မာဘာသာ ကုိ ဘယ္လုိ အစားထုိးမလဲ ရွင္းျပေပးထား ပါတယ္။ ျမန္မာ ဘာသာကုိ အစားထုိးတတ္ရင္ English လိုကေတာ့ အလြယ္ေလးေပါ့။
၁။ ပထမဆုံးကုိယ္အစားထုိးခ်င္တဲ့ အမည္ စကားလုံးကုိ ရုိက္လုိက္ပါ။ က်ေနာ္ Win Reseracher font နဲ႕ ဥပမာ ျပထားပါတယ္။
"အခမဲ့ ေဆြးေႏြး အေျဖရွာေပးေနပါတယ္" ဆုိတာကုိ ရုိက္ျပီး အဲဒီ Cell မွာ Cursor ခ်လုိက္ရင္ Formula Bar (Box 1) မွာ English စာလုံးေလးေတြ ေပၚေနပါတယ္၊ အဲဒီ စာလုံးေလးေတြကုိ Copy ယူလုိက္ပါ။
၂။ Excel Option က ေန Proofing (Box 2), Auto Correct Option (Box 3) အဆင့္ဆင့္သြားပါ။
၃။ ပုံမွာ ျပထားတဲ့အတုိင္း Box 4 ႕ မွာ ကုိယ္ Copy ယူလာတဲ့ စာလုံးေလးေတြ ထဲ့လိုက္ပါ။ tcr ေနရာမွာ ကုိယ္ အသုံးျပဳ ခ်င္တဲ့ စကားလုံး အတုိ ကုိ အစားထုိးလိုက္ပါ။ ျပီးရင္ Add လုပ္၊ Ok ေပးပါ။
၄။ အသုံးျပဳဖုိ႕ အဆင္သင့္ ျဖစ္သြားပါျပီ။ အခု Box 5 မွာ ျပထားတဲ့အတုိင္း ကေ်နာ္ tcr ကုိ ပဲ ရုိက္ျပီး Enter ေခါက္လုိက္တဲ့အခါ " အခမဲ့ ေဆြးေႏြး အေျဖရွာေပးေနပါတယ္" ဆုိျပီး ေပၚလာပါျပီ။
ကုိယ့္ရဲ႕ Sheet ကုိ ကုိယ္အသုံးျပဳမယ့္ ျမန္မာ ေဖာင့္ ၾကိဳတင္ ေရြးခ်ယ္ထားဖုိ႕ေတာ့ လုိတာေပါ့
